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Ao gerenciar uma empresa, o gestor se depara com uma série de gastos para mantê-la funcionando. Ele precisa saber quando foi gasto com água, luz, pagamentos de funcionários, manutenção, compras de insumos, impostos etc. para que possa fazer análises e entender as necessidades de mudanças.
Cuidar das finanças da empresa é essencial. A correta apuração de custos e despesas faz com que as análises financeiras sejam assertivas, possibilitando ao gestor pensar em maneiras de melhorar seus resultados.
São diversos os motivos que levam uma empresa a classificar os custos e despesas financeiras. Para empresas que possuem sócios, investidores ou acionistas, por exemplo, a organização é fundamental para demonstrar os resultados e validar se o negócio é sustentável.
Outro motivo importante é a análise detalhada para identificar possíveis reduções de custo para que a empresa tenha mais lucratividade. Nesse caso, é possível verificar se determinadas ações, processos ou setores estão recebendo o investimento adequado e ainda se estão utilizando bem o dinheiro que foi destinado. Além disso, o gestor consegue verificar se o uso de tecnologia pode auxiliar na redução de custos.
Mas para começar, é preciso entender quais são os custos e despesas de um negócio para a execução de projetos de redução de despesas.
O primeiro passo para classificar os custos e as despesas é entender a diferença entre eles. Embora possam ser confundidos, devem ser contabilizados de forma correta para maior controle da empresa.
Conhecer os custos e despesas do negócio faz com que os gestores precifiquem da melhor forma seus produtos, o que está diretamente ligado ao lucro na venda de cada produto.
Nos custos são englobados os valores gastos com bens e serviços para gerar o produto final entregue pela empresa. Abaixo, temos uma lista de diversos custos que podem ser contabilizados.
Em um exemplo prático, imagine que sua empresa investiu um valor para comprar equipamentos que agilizam o processo de fechamento das caixas na produção. Como esse investimento altera o processo produtivo, podemos considerá-lo como um custo.
São os valores gastos para manter a empresa em funcionamento, mas que não estão diretamente ligados ao processo produtivo. Ou seja, são valores utilizados em funções administrativas, comerciais, financeiras, marketing, etc. Veja algumas despesas de uma empresa:
Em um exemplo prático, imagine que sua empresa está com uma campanha de marketing ativa e, para isso, precisou investir um valor. Independentemente de qual foi o valor destinado, o processo produtivo permanece inalterado. Portanto, trata-se de uma despesa.
Agora que você sabe a diferença entre custos e despesas, é preciso entender como classificá-las para que a análise financeira seja bem-feita.
Não dependem da quantidade produzida e nem das vendas realizadas. Como exemplo, temos os salários que devem ser pagos mensalmente aos funcionários.
Dependem dos resultados da empresa para que sejam calculados. Um exemplo é a contratação de mão de obra para momentos específicos de alta demanda, como a época da colheita de uvas em vinícolas. Além disso, podemos citar os impostos pagos pela empresa, que mudam conforme o faturamento.
Assim como os custos fixos, as despesas fixas devem ser pagas independentemente da quantidade que foi produzida ou vendida. Por exemplo, o aluguel do espaço em que a empresa está instalada se enquadra nessa modalidade.
Dependem da performance da empresa para que seja identificado o valor necessário. Como exemplo, temos a participação de lucro ou bonificações conforme metas batidas.
A gestão financeira de um negócio precisa ser organizada. Com isso, as análises se tornam mais assertivas e o gestor tem dados suficientes para tomar decisões.
Uma forma de organizar os custos e as despesas é utilizar um ERP. O Tiny, por exemplo, permite que as categorias sejam criadas conforme a necessidade de cada empresa. Assim, sempre que uma conta for paga, o gestor escolhe a categoria a qual ela pertence. Experimente 30 dias grátis.
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