As 3 perguntas que você deve responder com o fechamento mensal, e que farão sua empresa crescer

3 questões sobre fechamento mensal que farão sua empresa crescer

   A maioria das empresas realiza algum fechamento mensal. Mesmo as mais novas e pequenas costumam fazer no mínimo um balanço do quanto vendeu no mês.

   O fechamento mensal é peça fundamental na gestão de uma empresa. É com ele que o gestor faz a principal análise de como a empresa está caminhando. Essa é a hora de saber se o que foi planejado foi de fato executado.

  Se os vendedores não cumpriram as metas, por que não conseguiram? O que deve ser feito para que o desempenho ruim não se repita no próximo mês?

  Também é a hora de verificar como está o caixa da empresa, já que faturamento não é sinônimo de lucro. E nem sempre lucro é sinônimo de dinheiro entrando em caixa de forma imediato, ele ocorrer de forma operacional, mas depender do recebimento das vendas a prazo para se concretizar. 

   Para realizar um fechamento eficaz, que vá além de simplesmente informar números e que leve a sua empresa a corrigir desvios ou encontrar novos caminhos, é preciso que sejam respondidas de forma não superficial 3 questões:

  • Como foram os resultados das vendas?
  • Gerou lucro?
  • O que esperar dos próximos meses?

Como foram as vendas?

   Essa questão parece ser a mais fácil de ser respondida, basta olharmos o valor total do faturamento, compararmos com a meta e com os meses anteriores e pronto, certo? Nem tanto.

   Tudo isso faz parte, mas devemos ir mais fundo nessa questão. Se a meta não foi alcançada é necessário “quebrar” a empresa em partes para encontrar onde exatamente ocorreu o problema.

   Sem uma detecção clara do que ocasionou o faturamento abaixo do esperado, esforços para aumentar o faturamento provavelmente serão mal direcionados. Por exemplo: caso o problema do baixo faturamento tenha sido falta de estoque de produtos importantes, não adianta cobrar dos vendedores o desempenho ruim nas vendas.

   A queda do faturamento pode vir de vários aspectos, citando apenas alguns:

  • Redução na quantidade de vendas
  • Ticket médio menor (valor médio de cada pedido)
  • Queda de desempenho ou férias de um vendedor importante
  • Grupo de produtos que não tem mais aceitação no mercado
  • Mau atendimento gerando queda na retenção de clientes
  • Falta de introdução de novos produtos

   Veja quanto mais profundo você pode ir na investigação dos resultados da empresa. Somente o item “Redução do Ticket Médio” já dá margem para muitas outras possibilidades. Será que o vendedor não está oferecendo os produtos de maior valor, ou será que os clientes estão comprando em menor quantidade?

   Até o crescimento deve ser investigado. Ele pode ser artificial ou até negativo, por exemplo: uma promoção que não gere aumento de receitas futuras, excesso de desconto por parte dos vendedores etc.

   Alguns negócios são impactados por sazonalidades, ou seja, possuem crescimento ou redução de vendas naturais em decorrência da época do ano. Isso deve ser considerado ao comparar o faturamento com o mês anterior. Em alguns casos de alta sazonalidade, pode ser melhor comparar o faturamento com o mesmo mês do ano anterior.

   Outro fator importante a se observar no fechamento é como foi trabalhada a carteira de clientes pelos vendedores. Devem ser observadas a taxa de retenção, a conquista de clientes novos e a recuperação de clientes inativos.

   Com relação à retenção, deve ser analisado se todos os clientes importantes e fiéis foram atendidos. E se algum cliente fiel não fez pedido no mês, quem irá verificar o que aconteceu? Esse pode ser um momento importante para descobrir problemas. Será que o vendedor não está dando a devida atenção para o cliente? Ou será que o cliente encontrou outro fornecedor e, se for o caso, porque ele fez a troca de fornecedor? Terá sido a falta de algum produto?

   Já a conquista de novos clientes é fundamental para dar vida nova à carteira do vendedor. É com novos clientes que ele pode suprir a perda de um cliente antigo, ou acelerar o crescimento de suas vendas. Por fim, deve-se verificar se o vendedor tem conseguido recuperar clientes que estavam inativos. Muitos dos clientes que compraram antes e pararam, podem voltar a comprar se bem trabalhados. Em alguns casos só esses clientes já podem ser fonte de um aumento de até 5% a 10% no faturamento.

Gerou lucro?

   Essa é questão fundamental a ser respondida! Afinal, o objetivo principal da empresa é gerar lucro, não apenas vender. No fim das contas, é o lucro que irá definir se o investimento na empresa é compensador para os proprietários.

   Apesar de ser fácil entender a importância do lucro, medi-lo pode não ser tão fácil. Olhar o dinheiro em caixa da empresa não é suficiente para saber se houve lucro.

   O primeiro problema vem quando o proprietário usa a mesma conta bancária ou cartão de crédito da empresa, misturando os gastos pessoais e os da empresa. Isso deve ser totalmente evitado.

   Agora digamos que você já tem esse controle separado, então basta olhar o dinheiro em caixa da empresa. todo o dinheiro líquido, seja em espécie, seja na conta bancária, para saber se ela teve lucro? Não, ainda não basta!

      É preciso considerar outros fatores como, por exemplo, o estoque. Digamos que a empresa é importadora e os produtos demoram muito a chegar. Talvez essa empresa faça compras a cada três meses. Caso essas compras sejam pagas à vista, o fluxo de caixa da empresa terá picos de saídas de dinheiro.odo o dinheiro líquido, seja em espécie, seja na conta bancária, para saber se ela teve lucro? Não, ainda não basta!

   No entanto, compra de produtos não é bem um gasto. O produto passa a ficar em estoque. Então a empresa tem de considerar esse estoque como parte do patrimônio. Empresas maiores fazem o balanço patrimonial, onde é controlado inclusive compras de produtos que não serão vendidos, como os computadores que a empresa usa.

   Apurar o lucro exato pode ser um pouco complexo, mas se a empresa fizer um controle com todos os registros das vendas, todos os gastos fixos e todos os gastos variáveis, ela poderá ter um valor bem aproximado.

   Ou seja, aqui entra o controle não apenas das vendas, mas também – e principalmente – o controle financeiro. Controle esse que é muitas vezes deixado de lado pelas empresas menores, sendo talvez o maior problema de gestão entre essas empresas.

   Lembra que falamos acima que até o crescimento do faturamento deve ser investigado, pois, pode gerar resultados negativos. Crescimento de faturamento que não gera lucro é um problema comum e que deve ser cuidadosamente analisado.

   Principalmente em empresas que não controlam corretamente o financeiro, o crescimento artificial do faturamento pode dar uma falsa impressão de crescimento do lucro e colocar a empresa em risco.

O que esperar dos próximos meses?

   Com o fechamento também é possível analisar a tendência de todos os índices e identificar uma projeção futura.

   Essa projeção é importante em diversos aspectos. Como será o faturamento geral no próximo mês? Que metas definir para os vendedores? Será necessário aumentar ou reduzir a compra de alguns produtos? Será que a empresa poderá ter problemas de fluxo de caixa?

   Ao analisar o histórico dos índices, pode-se perceber os problemas antes que eles afetem a empresa de forma mais impactante. Por exemplo: se o índice de inadimplência estiver crescendo, é importante já tomar ações logo no início, porque muitas vezes elas levam tempo para surtirem efeito.

   Pode ser que os vendedores estejam mais descuidados com relação à verificação de limite de créditos dos clientes. Com a análise dos números da empresa o gestor pode notar um crescimento na inadimplência, fazer uma investigação mais detalhada, e chegar a conclusão que o problema é que os vendedores estão sendo descuidados com a verificação do limite de crédito dos clientes.

Sem uma análise mensal dos números da empresa, poderia acontecer do gestor só perceber o problema quando notasse falta de dinheiro para pagar os fornecedores. E essa constatação pode ser uma grande surpresa para o gestor porque muitas vezes as vendas tinham crescido. Porém, era o tal crescimento artificial que citamos

   Com relação aos produtos, também é possível verificar aspectos importantes, por exemplo: perceber que uma determinada linha de produtos não está mais tendo muita saída.

   Isso é fundamental para, em primeiro lugar, verificar qual o problema que está ocorrendo, pode ser o preço em relação a concorrência, as condições de entrega, redução de qualidade etc., em segundo lugar, caso não haja um modo de reverter a tendência de queda, buscar alternativas para aquela linha de produtos e ir reduzindo aos poucos suas compras.

   Em geral todos sabem da necessidade do fechamento mensal, o problema é encontrar tempo para fazê-lo.

   Por isso usar alguma ferramenta automatiza pode ser essencial para salvar tempo e poder se aprofundar nas informações.

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