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O uso da Business Intelligence (BI) vem crescendo entre as Pequenas e Médias empresas (PMEs). O termo, presente desde a década de 90, tem se tornado cada vez mais indispensável com o avanço de tecnologias como Big Data e Inteligência Artificial.
O conceito de Business Intelligence é abrangente, mas em geral, se refere a sistemas, ou softwares, que auxiliam na gestão das empresas. Notadamente no nível mais alto da hierarquia, sendo usado por coordenadores, gerentes e diretores.
Alguns softwares modernos já têm interfaces mais simples que podem ser usadas por todos na organização, ajudando por exemplo vendedores a melhorarem sua performance.
Resumidamente um software de BI tem como objetivo ajudar o gestor a entender o passado da empresa para moldar seu futuro.
O infográfico abaixo explica o ciclo de gestão apoiado pelo BI
Houve um tempo que uma caneta atrás da orelha e um caderno no balcão eram as principais ferramentas do gestor de um negócio de pequeno. Época mais simples, onde os clientes eram conhecidos pelos nomes, os filhos dos clientes eventualmente iriam virar clientes da mesma empresa, que passava a ser administrada pelo filho do fundador.
Os produtos então eram os mesmos durantes anos e anos. Novidades eram raras e recebidas com grande euforia. Novos produtos tinham destaque garantido ao não precisarem competir com uma enxurrada de outros lançamentos.
Cada cidade tinha apenas uma papelaria, farmácia ou loja de calçados. Carros não eram comuns e a internet estava no máximo nos laboratórios. Assim, concorrência não era uma preocupação comum para pequenos e médios negócios.
Talvez você esteja pensando que falamos de uma realidade longínqua para a maioria de nós. Mas a verdade é que a gestão das PME (pequenas e médias empresas) continua fortemente ligada a essa época.
Sem o uso de um sistema moderno de computador, não é mais possível notar os padrões de compras dos clientes, quais as tendências de vendas dos produtos ou onde cada vendedor é mais ou menos eficiente.
Não estamos falando de softwares de gestão, os ERPs. Esses softwares foram um avanço no controle operacional das empresas, facilitando enormemente rotinas como controle de estoque, cálculo de comissões, fluxo de caixa entre outros.
Porém, esses softwares fornecem no máximo relatórios, que são de certa forma uma versão dos antigos cadernos, apenas retirando a necessidade da caneta.
Encontrar padrões de comportamentos, identificar problemas de forma antecipada, fazer previsões, tudo isso é muito trabalhoso usando apenas relatórios ou gráficos simples.
Por isso surgiram as novas ferramentas como o BI. Com elas o gestor potencializa sua administração, partindo de informações impossíveis de serem obtidas de forma manual ou por intuição.
Reunimos alguns recursos de um ERP que facilitam a gestão financeira das empresas:
A gestão estratégica das pequenas e médias empresas (PME), normalmente é feita por poucas pessoas, algumas vezes apenas o dono. Não há recursos para se contratar especialistas para as várias áreas da gestão: Financeiro, Vendas, Marketing etc.
Por essa razão, um sistema ou software, que já traga embutido conhecimentos de administração, pode ajudar mais uma PME do que grandes empresas.
Na verdade, os sistemas de BI podem reduzir um pouco a distância entre as pequenas e grandes empresas.
O gestor não precisa de conhecimentos prévios para utilizar um BI, no máximo pode querer entender melhor alguns conceitos que serão apresentados pelo software, como curva ABC ou markup.
Porém um bom sistema de Business Intelligence não mostra apenas as informações, mas já sugere o que pode ser feito, reduzindo a necessidade de conhecimentos mais específicos.
Vamos imaginar um cenário em que o faturamento da empresa vem apresentando queda consecutiva. Identificar qual o motivo dessa queda pode ser um grande desafio se você dispõe apenas de relatórios ou planilhas.
São inúmeras as possibilidades, só para citar algumas: Menos clientes conquistados; Vendas com valores menores; Clientes importantes comprando menos; Produtos que estão com menos procura; Excesso de descontos.
Agora imagine que não haja apenas um motivo para o comportamento estudado, como de fato costuma acontecer no mundo real. Por exemplo: algum vendedor perdendo muitos clientes por mal atendimento e ao mesmo tempo algum produto importante perdendo atratividade no mercado.
Num caso como esse, apenas um software pode identificar de forma imediata o que está acontecendo, permitindo uma correção de rumo muito antes do que aconteceria quando a decisão é tomada apenas pela observação humana.
“Se você não pode medir, não pode gerenciar”
Junto com o termo Business Intelligence é comum ouvirmos falar em KPI e Dashboard. O termo KPI (Key Performance Indicator) é conhecido no brasil como Indicador-chave de desempenho, ou Índices de desempenho. Exemplos de KPIs são: Faturamento, Ticket Médio e Giro do Estoque
Já Dashboards são painéis, normalmente temáticos, onde são apresentadas várias informações de performance. Em geral inclui vários KPIs, gráficos e algumas tabelas.
Podemos fazer uma analogia entre Dashboards e os resultados de um check-up comum solicitado pelos médicos. Cada item do exame de sangue é como um KPI. Nível de glicose, colesterol e tantas outras medições que indicam o panorama geral de nossa saúde.
Assim são os Dashboards para as empresas, um check-up empresarial que indica a saúde da empresa, alertando o gestor dos pontos que não vão bem e exigem atenção.
Com o avanço da biotecnologia muito provavelmente teremos check-ups diários e instantâneos de nosso corpo. Imagine receber diariamente alertas sobre a sua saúde?
Isso pode estar um pouco distante com relação a nossa saúde, mas é isso que um sistema de Inteligência de Negócios fornece para uma empresa. Informações instantâneas do desempenho de cada operação da empresa, seja vendas, produtos, financeiro e qualquer outra área que a empresa tenha um registro informatizado.
A partir do momento que a empresa tem controle sobre seu desempenho, com os KPIs, ela terá mais facilidade para definir e acompanhar as metas.
As boas práticas de gestão recomendam que as metas e o feedback ocorram de forma periódica, de preferência de forma imediata.
Avisar um vendedor que ele não alcançou a meta do mês passado não é o mais interessante num controle de metas. O mais importante seria o vendedor acompanhar dia a dia como está a sua performance e se ele está dentro do esperado para alcançar a meta mensal.
Estudos indicam que o simples aviso diário de como estão as vendas e quanto falta para alcançar as metas, tem grande impacto na performance dos vendedores.
Essa é uma das funções de um sistema de Inteligência de Negócios, monitorar as metas, fazer projeções de acordo com o dia ou semana do mês e identificar se a performance está dentro do esperado para que a meta seja alcançada.
As metas podem ser mais individualizadas e precisas, indo além da meta comum de faturamento. Por exemplo, um vendedor pode ter uma meta de crescimento de 10% da sua carteira, porque o sistema identificou que aquele vendedor não tem conquistado novos clientes e sua carteira está muito pequena.
Já outro vendedor pode ter uma meta de ampliar as vendas de produtos novos, porque o sistema identificou que aquele vendedor não tem trabalhado o mix de produtos tão bem.
E assim vai, com muitos outros exemplos: Vendedores que precisam reter mais os clientes; fazer mais visitas; vender mais produtos A para aumentar o Ticket Médio, entre outras possiblidades.
Existem vários softwares para implementação do BI nas empresas. Mas basicamente eles se dividem entre softwares “quadro banco”, onde é preciso criar todos os dashboards praticamente do zero. E softwares que já trazem uma gama de KPIs, Dashboards e análises pré-formatadas para os pontos mais comuns da gestão.
O primeiro tipo é bem mais oneroso para a empresa, pois exige a contração de um profissional especializado, e caro, para montar e manter as visões (dashboards). São acessíveis apenas para empresas que possuem um orçamento alto para a área de TI (tecnologia da informação).
O segundo modelo é mais indicado para os pequenos e médios negócios, onde não exista uma área de TI ou ela seja pequena para conseguir implantar um BI do tipo “quadro branco”
Para essas empresas também é importante que o sistema de BI apresente as informações de forma simples e clara, sem a necessidade prévia de treinamento ou conhecimentos avançados de administração.
Um BI moderno pode apresentar as análises quase como se feitas por um consultor, inclusive enviando mensagens, até de áudio, sobre os resultados da empresa.
Essa é a tendência de todas tecnologia, ficarem mais humanizada e parecem assistentes humanos, ainda que processando uma quantidade inimaginável de informação.
Você tem conhecimento sobre seus dados. O futuro é saber como agir com estes dados.
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